Krok po kroku

UWAGA: Od 21.10.2019 r. bilety lotnicze dla pracowników oraz osób niebędących pracownikami UKW (studentów/doktorantów/ekspertów realizujących zadania w projektach UKW) będą rezerwowane przez firmę WhyNotTravel sp. z o. o. sp. k. z siedzibą w Kielnarowej 108A, 36-020 Tyczyn. Umowa z firmą została przedłużona. Zakup biletów będzie dokonywany przez firmę WhyNotTravel wyłącznie po otrzymaniu pisemnego zlecenia od pracownika Biura Współpracy Międzynarodowej.

Specjalnie dla pracowników Uczelni została stworzona aplikacja umożliwiająca wypełnienie wniosku o skierowanie na wyjazd zagraniczny on-line - znajduje się on z prawej strony serwisu. Formularz ułatwi Państwu oszacowanie kosztów wyjazdu. Wypełniony i wydrukowany wniosek po podpisaniu przez osoby decyzyjne należy wraz z załącznikami składać w Biurze Współpracy Międzynarodowej (ul. Chodkiewicza 30, p. 161, blok B) osobiście lub drogą służbową na 14 dni przed planowanym pobytem za granicą (w przypadku konferencji na 14 dni przed terminem opłaty wpisowego.)

W przypadku wyjazdów doktorantów/studentów/ekspertów na stronie Biura w zakładce Varia - Formularze dostępne są druki umów finansowych, które zamiast wniosku wypełniają ww. osoby.

1. na konferencję, sympozjum, kongres itp.: wniosek*, zaproszenie, informacje od organizatorów (program itp., potwierdzenie rezerwacji hotelu w przypadku rozliczania noclegów rachunkiem, krótki abstrakt dot. referatu (tytuł referatu w języku polskim i obcym), w przypadku wyjazdu na konferencję należy do wniosku wyjazdowego załączyć pełne dane dotyczące opłaty konferencyjnej – nazwę i adres banku, nr konta, nazwę i adres beneficjenta, SWIFT/BIC/ABA routing numer w przypadku przelewów do USA, IBAN, informację co dana opłata obejmuje (np. wpisowe jest związane z wydrukowaniem materiałów pokonferencyjnych, opłatą za wyżywienie itd.) oraz do kiedy należy ją uiścić; formularz rejestracyjny wysyła osoba wyjeżdżająca za granicę;
2. na kwerendę (biblioteczną lub archiwalną): wniosek, szczegółowy plan kwerendy (nazwy bibliotek, poszukiwane pozycje książkowe),potwierdzenie rezerwacji hotelu w przypadku rozliczania noclegów rachunkiem;
3. na stypendia i staże: wniosek, informacje o przyznanym stypendium (wysokość, co dane stypendium obejmuje); zaproszenie na staż naukowy; plan pobytu; potwierdzenie rezerwacji hotelu w przypadku rozliczania noclegów rachunkiem;
4. w celu przeprowadzenia badań: wniosek, plan/zakres badań;potwierdzenie rezerwacji hotelu w przypadku rozliczania noclegów rachunkiem
5. ze studentami na praktyki językowe, badania terenowe itp.: wniosek opiekuna wyjazdu, listę studentów, zakres badań;
6. przy planowanych wyjazdach trwających powyżej miesiąca w ramach urlopu szkoleniowego lub bezpłatnego należy dołączyć pozytywną opinię Rady Wydziału w sprawie planowanego urlopu; w wyjątkowych przypadkach Prorektor ds. Rozwoju i Współpracy może zwolnić z tego obowiązku; w przypadku pełnej realizacji pensum w danym roku akademickim należy dołączyć pismo o niewstrzymywanie pensji

Wniosek wyjazdowy pobrany ze strony Biura musi być zaopiniowany przez bezpośredniego przełożonego, dysponenta środków oraz Dziekana/Dyrektora Instytutu, w przypadku wyjazdu w ramach grantu (np. NCN, NCBiR) – Kierownika projektu/dysponenta środków; w przypadku wyjazdu doktorantów wymagana jest dodatkowo zgoda Kierownika Studium Doktoranckiego/Dyrektora Szkoły Doktorskiej; należy również na wniosku zamieścić informację czy dany wyjazd związany jest z prowadzonymi badaniami, pisaną pracą (doktorską, habilitacyjną), itp.;

Rozliczenie kosztów podróży następuje zgodnie z Zarządzeniem Rektora UKW nr 77/2020/2021 z dnia 2 czerwca 2021 roku. (treść zarządzenia dostępna poniżej).

Po złożeniu pełnej dokumentacji i pozytywnym zaopiniowaniu wniosku przez Prorektora ds. Rozwoju i Współpracy – dra hab. Marka Macko, prof. uczelni., osobie wyjeżdżającej za granicę zostanie przyznane:

• w przypadku uzyskania środków finansowych osoba wyjeżdżająca może otrzymać zwrot kosztów podróży (po przedstawieniu rachunków, biletów przejazdu) oraz dewizy na pokrycie kosztów wyżywienia i noclegów, których ilość zależy od wysokości przyznanych wcześniej środków finansowych.

Dewizy: diety pobytowe, limit lub ryczałty na noclegi (25% limitu) i ryczałt na dojazd, są przyznawane na podstawie rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29.01.2013r. (Dz. U. nr 24 poz. 167 z 05.02.2013), a od 29.11.2022 r. zgodnie z nowelizacją.

UWAGA: Od 21 października 2019 r. pracownicy oraz osoby niebędące pracownikami (studenci/doktoranci/eksperci) są zobowiązani do zakupu biletów lotniczych poprzez firmę WhyNotTravel

UWAGA: każda osoba wyjeżdżająca za granicę powinna się przed wyjazdem ubezpieczyć (ubezpieczenie EKUZ na wyjazdy służbowe: w celu uruchomienia procedury uzyskania karty z NFZ należy na 3 tygodnie przed wyjazdem przynieść do BWM wypełniony druk A1 wraz z Informacją w celu wydania zaświadczenia o ustawodawstwie właściwym oraz zaświadczeniem z kadr o zatrudnieniu na UKW; po uzyskaniu zgody z ZUSu osoba wnioskująca udaje się osobiście do oddziału NFZ w celu uzyskania karty EKUZ).

W przeciągu 7 dni od daty powrotu, należy dokonać rozliczenia wyjazdu poprzez:

• rozliczenie przyznanych środków dewizowych na druku rozliczeniowym;
• przedstawienie sprawozdania merytorycznego podpisanego przez Dziekana/Dyrektora Instytutu;
• w przypadku wyjazdu samochodem rozliczenie kosztów podróży następuje po uprzednim wypełnieniu druku ewidencji przebiegu pojazdu;
• w przypadku wyjazdu autobusem lub pociągiem zwrot kosztów podróży jest dokonywany na podstawie FV lub w przypadku braku rachunków na podstawie biletów krajowych i zagranicznych;
• w przypadku zmian terminów wyjazdu bądź też jego przedłużenia należy do rozliczenia dołączyć oświadczenie podając w nim przyczyny przesunięcia wyjazdu/przyjazdu.

Przy wypełnianiu rozliczenia potrzebna jest dokładna informacja o dniach i godzinach przekroczenia granicy polskiej. Należy też załączyć rachunki za wpisowe i hotel (w przypadku wcześniejszego naliczenia ryczałtów na noclegi faktury nie są potrzebne; diety rozliczane są bezfakturowo).

Wszystkie faktury i rachunki powinny być wystawione na adres UKW, ul. Chodkiewicza 30, 85-870 Bydgoszcz, NIP PL 5542647568

Opisane faktury (adnotacja o formie płatności, informacja czego dane rachunki dotyczą, z jakim są związane wyjazdem) należy czytelnie podpisać. Druk sprawozdania, ewidencji przebiegu pojazdu i rozliczenia dewiz można uzyskać w Biurze Współpracy Międzynarodowej lub na stronie internetowej biura.

Formularze: http://bwm.ukw.edu.pl/index.php?_m=18&_id=92

W przypadku przyjazdu gości z zagranicy obowiązuje nowe odrębne zarządzenie - treść zarządzenia dostępna poniżej.

	Rozporzadzenie_MPiPS_w_sprawie_naleznosci_z_tytulu_podrozy_sluzbowej_29.01.2013.pdf (82.62 kB)
	Zarzadzenie_Rektora_UKW_77_2020_2021_w_sprawie_Regulaminu_dotyczacego_krajowych_i_zagranicznych_wyjazdow_pracownikow_UKW_oraz_osob_niebedacych_pracownikami_uczelni.pdf (362.01 kB) Zarzadzenie 77
	Zarzadzenie_Rektora_UKW_86_przyjazdy_gosci_z_zagranicy.pdf (207.01 kB) Przyjazdy gości
	38_Zmiana_zarzadzenia_dot_podrozy_sluzbowych.pdf (218.57 kB) Zmiana do zarządzenia 77
	Rozporzadzenie_MRiPS_w_sprawie_naleznosci_z_tytulu_podrozy-sluzbowej-29.11.2022.pdf (528.78 kB) Rozporządzenie

główna