Najbliższe wydarzenie:


Krok po kroku

Biuro » Wyjazdy zagraniczne - procedura na UKW

UWAGA: W 2018 roku zostanie wyłoniona firma , w której pracownicy i studenci będą zobowiązani do zakupu biletów lotniczych

Specjalnie dla pracowników Uczelni została stworzona aplikacja umożliwiająca wypełnienie wniosku o skierowanie na wyjazd zagraniczny on-line - znajduje się on z prawej strony serwisu. Formularz ułatwi Państwu oszacowanie kosztów wyjazdu. Wypełniony i wydrukowany wniosek po podpisaniu przez osoby decyzyjne należy wraz z załącznikami składać w Biurze Współpracy Międzynarodowej (ul. Chodkiewicza 30, p. 161, blok B) osobiście lub drogą służbową na 14 dni przed planowanym pobytem za granicą (w przypadku konferencji na 14 dni przed terminem opłaty wpisowego)

W przypadku wyjazdów doktorantów/studentów/ekspertów na stronie Biura w zakładce Varia - Formularze dostępne są druki umów finansowych, które zamiast wniosku wypełniają ww. osoby.

Uprzejmie informujemy, że dewizy na wyjazdy zagraniczne należy odbierać w Banku Zachodnim WBK S.A. przy ul. Modrzewiowej 15a, 85-631 Bydgoszcz, po uprzednim odebraniu niezbędnych dokumentów w BWM oraz okazaniu w banku dowodu tożsamości lub paszportu (w zależności od rodzaju dokumentu podanego na wniosku o skierowanie na wyjazd zagraniczny) . Delegowany może upoważnić inną osobę do odbioru swoich dewiz informując o tym wcześniej Biuro Współpracy Międzynarodowej (dewizy zostaną wówczas wydane w banku po okazaniu przez upoważnioną osobę dowodu osobistego).

Pełny komplet dokumentów powinien zawierać; w przypadku wyjazdu:

  1. na konferencję, sympozjum, kongres itp.: wniosek*, zaproszenie, informacje od organizatorów (program itp., potwierdzenie rezerwacji hotelu w przypadku rozliczania noclegów rachunkiem, krótki abstrakt dot. referatu (tytuł referatu w języku polskim i obcym), w przypadku wyjazdu na konferencję należy do wniosku wyjazdowego załączyć pełne dane dotyczące opłaty konferencyjnej – nazwę i adres banku, nr konta, nazwę i adres beneficjenta, BIG, IBAN, informację co dana opłata obejmuje (np. wpisowe jest związane z wydrukowaniem materiałów pokonferencyjnych, opłatą za wyżywienie itd.) oraz do kiedy należy ją uiścić; formularz rejestracyjny wysyła osoba wyjeżdżająca za granicę;
  2. na kwerendę (biblioteczną lub archiwalną): wniosek, szczegółowy plan kwerendy (nazwy bibliotek, poszukiwane pozycje książkowe),potwierdzenie rezerwacji hotelu w przypadku rozliczania noclegów rachunkiem;
  3. na stypendia i staże: wniosek, informacje o przyznanym stypendium (wysokość, co dane stypendium obejmuje); zaproszenie na staż naukowy; plan pobytu;potwierdzenie rezerwacji hotelu w przypadku rozliczania noclegów rachunkiem; przy stażach/stypendiach trwających powyżej miesiąca zgoda Rady Wydziału na wyjazd, w przypadku wypracowania pensum pismo o niewstrzymywanie pensji;
  4. w celu przeprowadzenia badań: wniosek, plan/zakres badań;potwierdzenie rezerwacji hotelu w przypadku rozliczania noclegów rachunkiem
  5. ze studentami na praktyki językowe, badania terenowe itp.: wniosek opiekuna wyjazdu, listę studentów, zakres badań;
  6. Wniosek wyjazdowy pobrany ze strony Biura musi być zaopiniowany przez bezpośredniego przełożonego – kierownika katedry lub dyrektora instytutu/ dziekana, w przypadku wyjazdu w ramach grantu (np. NCN, NCBiR) – kierownika projektu, w przypadku wyjazdu doktorantów wymagana jest dodatkowo zgoda kierownika studium doktoranckiego; należy również na wniosku zamieścić informację czy dany wyjazd związany jest z prowadzonymi badaniami bądź pisaną pracą (doktorską, habilitacyjną itp.);

Rozliczenie kosztów podróży następuje zgodnie z Zarządzeniem Rektora UKW nr 39/2012/2013 z dnia 1 marca 2013 roku. (treść zarządzenia dostępna poniżej).

Po złożeniu pełnej dokumentacji i pozytywnym zaopiniowaniu wniosku przez Prorektora ds. Rozwoju i Współpracy – dra hab. Marka Macko, prof. nadzw., osobie wyjeżdżającej za granicę zostanie przyznane:

  • skierowanie na czas pobytu za granicą,
  • w przypadku uzyskania środków finansowych osoba wyjeżdżająca może otrzymać zwrot kosztów podróży (po przedstawieniu rachunków, biletów przejazdu) oraz dewizy na pokrycie kosztów wyżywienia i noclegów, których ilość zależy od wysokości przyznanych wcześniej środków finansowych.

Dewizy: diety pobytowe, limit lub ryczałty na noclegi (25% limitu) i ryczałt na dojazd, są przyznawane na podstawie rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29.01.2013r. (Dz. U. nr 24 poz. 167 z 05.02.2013).

UWAGA: W 2018 roku zostanie wyłoniona firma , w której pracownicy i studenci będą zobowiązani do zakupu biletów lotniczych

UWAGA: każda osoba wyjeżdżająca za granicę powinna się przed wyjazdem ubezpieczyć (ubezpieczenie EKUZ na wyjazdy służbowe: w celu uruchomienia procedury uzyskania karty z NFZ należy na 3 tygodnie przed wyjazdem przynieść do BWM wypełniony druk A1 wraz z Informacją w celu wydania zaświadczenia o ustawodawstwie właściwym oraz zaświadczeniem z kadr o zatrudnieniu na UKW).

W przeciągu 7 dni od daty powrotu, należy dokonać rozliczenia wyjazdu poprzez:

  • rozliczenie przyznanych środków dewizowych na druku rozliczeniowym;
  • przedstawienie sprawozdania merytorycznego podpisanego przez Dziekana;
  • w przypadku wyjazdu samochodem rozliczenie kosztów podróży następuje po uprzednim wypełnieniu Zeszytu ewidencji przebiegu pojazdu i dołączeniu delegacji (każdy z tych dokumentów musi być podpisany przez Dziekana);
  • w przypadku wyjazdu autobusem lub pociągiem zwrot kosztów podróży jest dokonywany na podstawie FV lub w przypadku braku rachunków na podstawie biletów krajowych i zagranicznych (rozliczenie następuje wówczas na druku delegacji krajowej – oprócz załączonych biletów należy podać dni i godziny przekroczenia granicy);
  • w przypadku zmian terminów wyjazdu bądź też jego przedłużenia należy do rozliczenia dołączyć oświadczenie podając w nim przyczyny przesunięcia wyjazdu/przyjazdu.

Przy wypełnianiu rozliczenia potrzebna jest dokładna informacja o dniach i godzinach przekroczenia granicy polskiej (w przypadku lotu samolotem od chwili startu samolotu w drodze za granicę z ostatniego lotniska w kraju do chwili lądowania samolotu w drodze powrotnej na pierwszym lotnisku w kraju). Należy też załączyć rachunki za wpisowe i hotel (w przypadku wcześniejszego naliczenia ryczałtów na noclegi faktury nie są potrzebne). Diety rozliczane są bezfakturowo.

Wszystkie faktury i rachunki powinny być wystawione na adres UKW, zob. FORMULARZE (dane UKW)

Opisane faktury (adnotacja o formie płatności, informacja czego dane rachunki dotyczą, z jakim są związane wyjazdem) należy czytelnie podpisać. Druki delegacji krajowej są dostępne w poszczególnych instytutach. Druk sprawozdania i rozliczenia z wyjazdu zagranicznego można uzyskać w Biurze Współpracy Międzynarodowej lub na stronie internetowej biura.

Formularze: http://bwm.ukw.edu.pl/index.php?_m=18&_id=92

Rozporzadzenie_MPiPS_w_sprawie_naleznosci_z_tytulu_podrozy_sluzbowej_29.01.2013.pdf (82.62 kB)
Zarzadzenie_Nr_39_wyjazdy_sluzbowe.pdf (497.93 kB)
Rozporzadzenie_MNiSW_w_sprawie_warunkow_kierowania_osob_za_granice_w_celach_naukowych_dydaktycznych_i_szkoleniowych_oraz_szczegolnych_uprawnien_tych_osob_12.10.2006.pdf (231.39 kB)


Wyjazdy zagraniczne - procedura na UKW:
Krok po kroku ♦