Najbliższe wydarzenie:


Krok po kroku

Biuro » Wyjazdy zagraniczne - procedura na UKW

Specjalnie dla pracowników Uczelni została stworzona aplikacja umożliwiająca wypełnienie wniosku o skierowanie na wyjazd zagraniczny on-line - znajduje się on z prawej strony serwisu. Formularz ułatwi Państwu oszacowanie kosztów wyjazdu. Wypełniony i wydrukowany wniosek po podpisaniu przez osoby decyzyjne należy wraz z załącznikami składać w Biurze Współpracy Międzynarodowej (ul. Chodkiewicza 30, p. 5) osobiście lub drogą służbową na 14 dni przed planowanym pobytem za granicą

W przypadku wyjazdów doktorantów/studentów/ekspertów na stronie Biura w zakładce Varia - Formularze dostępne są druki umów finansowych, które zamiast wniosku wypełniają ww. osoby.

Uprzejmie informujemy, że dewizy na wyjazdy zagraniczne należy odbierać w Banku Zachodnim WBK S.A. przy ul. Modrzewiowej 15a, 85-631 Bydgoszcz, po uprzednim odebraniu niezbędnych dokumentów w BWM oraz okazaniu w banku dowodu tożsamości lub paszportu (w zależności od rodzaju dokumentu podanego na wniosku o skierowanie na wyjazd zagraniczny) . Delegowany może upoważnić inną osobę do odbioru swoich dewiz informując o tym wcześniej Biuro Współpracy Międzynarodowej (dewizy zostaną wówczas wydane w banku po okazaniu przez upoważnioną osobę dowodu osobistego).

Pełny komplet dokumentów powinien zawierać; w przypadku wyjazdu:

  1. na konferencję, sympozjum, kongres itp.: wniosek*, zaproszenie, informacje od organizatorów (program itp., potwierdzenie rezerwacji hotelu w przypadku rozliczania noclegów rachunkiem, krótki abstrakt dot. referatu (tytuł referatu w języku polskim i obcym), w przypadku wyjazdu na konferencję należy do wniosku wyjazdowego załączyć pełne dane dotyczące opłaty konferencyjnej – nazwę i adres banku, nr konta, nazwę i adres beneficjenta, BIG, IBAN, informację co dana opłata obejmuje (np. wpisowe jest związane z wydrukowaniem materiałów pokonferencyjnych, opłatą za wyżywienie itd.) oraz do kiedy należy ją uiścić; formularz rejestracyjny wysyła osoba wyjeżdżająca za granicę;
  2. na kwerendę (biblioteczną lub archiwalną): wniosek, szczegółowy plan kwerendy (nazwy bibliotek, poszukiwane pozycje książkowe),potwierdzenie rezerwacji hotelu w przypadku rozliczania noclegów rachunkiem;
  3. na stypendia i staże: wniosek, informacje o przyznanym stypendium (wysokość, co dane stypendium obejmuje); zaproszenie na staż naukowy; plan pobytu;potwierdzenie rezerwacji hotelu w przypadku rozliczania noclegów rachunkiem; przy stażach/stypendiach trwających powyżej miesiąca zgoda Rady Wydziału na wyjazd, w przypadku wypracowania pensum pismo o niewstrzymywanie pensji;
  4. w celu przeprowadzenia badań: wniosek, plan/zakres badań;potwierdzenie rezerwacji hotelu w przypadku rozliczania noclegów rachunkiem
  5. ze studentami na praktyki językowe, badania terenowe itp.: wniosek opiekuna wyjazdu, listę studentów, zakres badań;
  6. Wniosek wyjazdowy pobrany ze strony Biura musi być zaopiniowany przez bezpośredniego przełożonego – kierownika katedry lub dyrektora instytutu/ dziekana, w przypadku wyjazdu w ramach grantu (np. NCN, NCBiR) – kierownika projektu, w przypadku wyjazdu doktorantów wymagana jest dodatkowo zgoda kierownika studium doktoranckiego; należy również na wniosku zamieścić informację czy dany wyjazd związany jest z prowadzonymi badaniami bądź pisaną pracą (doktorską, habilitacyjną itp.);

Rozliczenie kosztów podróży następuje zgodnie z Zarządzeniem Rektora UKW nr 39/2012/2013 z dnia 1 marca 2013 roku. (treść zarządzenia dostępna poniżej).

Po złożeniu pełnej dokumentacji i pozytywnym zaopiniowaniu wniosku przez Prorektora ds. Rozwoju i Współpracy – dra hab. Marka Macko, prof. nadzw., osobie wyjeżdżającej za granicę zostanie przyznane:

  • skierowanie na czas pobytu za granicą,
  • w przypadku uzyskania środków finansowych osoba wyjeżdżająca może otrzymać zwrot kosztów podróży (po przedstawieniu rachunków, biletów przejazdu) oraz dewizy na pokrycie kosztów wyżywienia i noclegów, których ilość zależy od wysokości przyznanych wcześniej środków finansowych.

Dewizy: diety pobytowe, limit lub ryczałty na noclegi (25% limitu) i ryczałt na dojazd, są przyznawane na podstawie rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29.01.2013r. (Dz. U. nr 24 poz. 167 z 05.02.2013).

UWAGA: każda osoba wyjeżdżająca za granicę powinna się przed wyjazdem ubezpieczyć (ubezpieczenie EKUZ na wyjazdy służbowe: w celu uruchomienia procedury uzyskania karty z NFZ należy na 3 tygodnie przed wyjazdem przynieść do BWM wypełniony druk A1 wraz z Informacją w celu wydania zaświadczenia o ustawodawstwie właściwym oraz zaświadczeniem z kadr o zatrudnieniu na UKW).

W przeciągu 7 dni od daty powrotu, należy dokonać rozliczenia wyjazdu poprzez:

  • rozliczenie przyznanych środków dewizowych na druku rozliczeniowym;
  • przedstawienie sprawozdania merytorycznego podpisanego przez Dziekana;
  • w przypadku wyjazdu samochodem rozliczenie kosztów podróży następuje po uprzednim wypełnieniu Zeszytu ewidencji przebiegu pojazdu i dołączeniu delegacji (każdy z tych dokumentów musi być podpisany przez Dziekana);
  • w przypadku wyjazdu autobusem lub pociągiem zwrot kosztów podróży jest dokonywany na podstawie FV lub w przypadku braku rachunków na podstawie biletów krajowych i zagranicznych (rozliczenie następuje wówczas na druku delegacji krajowej – oprócz załączonych biletów należy podać dni i godziny przekroczenia granicy);
  • w przypadku zmian terminów wyjazdu bądź też jego przedłużenia należy do rozliczenia dołączyć oświadczenie podając w nim przyczyny przesunięcia wyjazdu/przyjazdu.

Przy wypełnianiu rozliczenia potrzebna jest dokładna informacja o dniach i godzinach przekroczenia granicy polskiej (w przypadku lotu samolotem od chwili startu samolotu w drodze za granicę z ostatniego lotniska w kraju do chwili lądowania samolotu w drodze powrotnej na pierwszym lotnisku w kraju). Należy też załączyć rachunki za wpisowe i hotel (w przypadku wcześniejszego naliczenia ryczałtów na noclegi faktury nie są potrzebne). Diety rozliczane są bezfakturowo.

Wszystkie faktury i rachunki powinny być wystawione na adres UKW, zob. FORMULARZE (dane UKW)

Opisane faktury (adnotacja o formie płatności, informacja czego dane rachunki dotyczą, z jakim są związane wyjazdem) należy czytelnie podpisać. Druki delegacji krajowej są dostępne w poszczególnych instytutach. Druk sprawozdania i rozliczenia z wyjazdu zagranicznego można uzyskać w Biurze Współpracy Międzynarodowej lub na stronie internetowej biura.

Formularze: http://bwm.ukw.edu.pl/index.php?_m=18&_id=92

Rozporzadzenie_MPiPS_w_sprawie_naleznosci_z_tytulu_podrozy_sluzbowej_29.01.2013.pdf (82.62 kB)
Zarzadzenie_Nr_39_wyjazdy_sluzbowe.pdf (497.93 kB)
Rozporzadzenie_MNiSW_w_sprawie_warunkow_kierowania_osob_za_granice_w_celach_naukowych_dydaktycznych_i_szkoleniowych_oraz_szczegolnych_uprawnien_tych_osob_12.10.2006.pdf (231.39 kB)


Wyjazdy zagraniczne - procedura na UKW:
Krok po kroku ♦