Krok po kroku
Biuro » Wyjazdy zagraniczne - procedura na UKW
UWAGA: Od 21.10.2019 r. bilety lotnicze dla pracowników oraz osób niebędących pracownikami UKW (studentów/doktorantów/ekspertów realizujących zadania w projektach UKW) będą rezerwowane przez firmę WhyNotTravel sp. z o. o. sp. k. z siedzibą w Kielnarowej 108A, 36-020 Tyczyn. Umowa z firmą została zawarta na okres 12 miesięcy. Zakup biletów będzie dokonywany przez firmę WhyNotTravel wyłącznie po otrzymaniu pisemnego zlecenia od pracownika Biura Współpracy Międzynarodowej.
Specjalnie dla pracowników Uczelni została stworzona aplikacja umożliwiająca wypełnienie wniosku o skierowanie na wyjazd zagraniczny on-line - znajduje się on z prawej strony serwisu. Formularz ułatwi Państwu oszacowanie kosztów wyjazdu. Wypełniony i wydrukowany wniosek po podpisaniu przez osoby decyzyjne należy wraz z załącznikami składać w Biurze Współpracy Międzynarodowej (ul. Chodkiewicza 30, p. 161, blok B) osobiście lub drogą służbową na 14 dni przed planowanym pobytem za granicą (w przypadku konferencji na 14 dni przed terminem opłaty wpisowego.)
W przypadku wyjazdów doktorantów/studentów/ekspertów na stronie Biura w zakładce Varia - Formularze dostępne są druki umów finansowych, które zamiast wniosku wypełniają ww. osoby. Uprzejmie informujemy, że dewizy na wyjazdy zagraniczne należy odbierać w Banku Santander przy ul. Modrzewiowej 15a, 85-631 Bydgoszcz, po uprzednim odebraniu niezbędnych dokumentów w BWM oraz okazaniu w banku dowodu tożsamości lub paszportu (w zależności od rodzaju dokumentu podanego na wniosku o skierowanie na wyjazd zagraniczny). Delegowany może upoważnić inną osobę do odbioru swoich dewiz informując pisemnie o tym wcześniej Biuro Współpracy Międzynarodowej (dewizy zostaną wówczas wydane w banku po okazaniu przez upoważnioną osobę dowodu osobistego). Pełny komplet dokumentów powinien zawierać; w przypadku wyjazdu: Wniosek wyjazdowy pobrany ze strony Biura musi być zaopiniowany przez bezpośredniego przełożonego, dysponenta środków oraz Dziekana/Dyrektora Instytutu, w przypadku wyjazdu w ramach grantu (np. NCN, NCBiR) – Kierownika projektu/dysponenta środków; w przypadku wyjazdu doktorantów wymagana jest dodatkowo zgoda Kierownika Studium Doktoranckiego/Dyrektora Szkoły Doktorskiej; należy również na wniosku zamieścić informację czy dany wyjazd związany jest z prowadzonymi badaniami, pisaną pracą (doktorską, habilitacyjną), itp.;
Rozliczenie kosztów podróży następuje zgodnie z Zarządzeniem Rektora UKW nr 63/2017/2018 z dnia 24 lipca 2018 roku. (treść zarządzenia dostępna poniżej). Po złożeniu pełnej dokumentacji i pozytywnym zaopiniowaniu wniosku przez Prorektora ds. Rozwoju i Współpracy – dra hab. Marka Macko, prof. uczelni., osobie wyjeżdżającej za granicę zostanie przyznane: Dewizy: diety pobytowe, limit lub ryczałty na noclegi (25% limitu) i ryczałt na dojazd, są przyznawane na podstawie rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29.01.2013r. (Dz. U. nr 24 poz. 167 z 05.02.2013). UWAGA: Od 21 października 2019 r. pracownicy oraz osoby niebędące pracownikami (studenci/doktoranci/eksperci) są zobowiązani do zakupu biletów lotniczych poprzez firmę WhyNotTravel UWAGA: każda osoba wyjeżdżająca za granicę powinna się przed wyjazdem ubezpieczyć (ubezpieczenie EKUZ na wyjazdy służbowe: w celu uruchomienia procedury uzyskania karty z NFZ należy na 3 tygodnie przed wyjazdem przynieść do BWM wypełniony druk A1 wraz z Informacją w celu wydania zaświadczenia o ustawodawstwie właściwym oraz zaświadczeniem z kadr o zatrudnieniu na UKW; po uzyskaniu zgody z ZUSu osoba wnioskująca udaje się osobiście do oddziału NFZ w celu uzyskania karty EKUZ). W przeciągu 7 dni od daty powrotu, należy dokonać rozliczenia wyjazdu poprzez: Przy wypełnianiu rozliczenia potrzebna jest dokładna informacja o dniach i godzinach przekroczenia granicy polskiej. Należy też załączyć rachunki za wpisowe i hotel (w przypadku wcześniejszego naliczenia ryczałtów na noclegi faktury nie są potrzebne; diety rozliczane są bezfakturowo). Wszystkie faktury i rachunki powinny być wystawione na adres UKW, ul. Chodkiewicza 30, 85-870 Bydgoszcz, NIP PL 5542647568 Opisane faktury (adnotacja o formie płatności, informacja czego dane rachunki dotyczą, z jakim są związane wyjazdem) należy czytelnie podpisać.
Druk sprawozdania, ewidencji przebiegu pojazdu i rozliczenia dewiz można uzyskać w Biurze Współpracy Międzynarodowej lub na stronie internetowej biura. Formularze:
http://bwm.ukw.edu.pl/index.php?_m=18&_id=92
Rozporzadzenie_MPiPS_w_sprawie_naleznosci_z_tytulu_podrozy_sluzbowej_29.01.2013.pdf (82.62 kB) Zarzadzenie_Rektora_UKW_nr_63_Wyjazdy_zagraniczne.pdf (306.90 kB)
Wyjazdy zagraniczne - procedura na UKW:
Krok po kroku ♦