Kwestie związane z przyjmowaniem gości zagranicznych przez Uniwersytet Kazimierza Wielkiego w Bydgoszczy reguluje Zarządzenie Nr 41/2024/2025 Rektora UKW z dnia 25 marca 2025 r. w sprawie wprowadzenia Zasad przyjmowania gości zagranicznych przez Uniwersytet Kazimierza Wielkiego w Bydgoszczy.
Wypełniony i podpisany wniosek o przyjęcie gościa z zagranicy należy w pierwszej kolejności przekazać do Działu Nauki celem uzupełnienia o stosowne numer kont. Powinno mieć to miejsce co najmniej 7 dni roboczych przed planowaną wizytą.