Dla pracowników Uczelni została stworzona aplikacja umożliwiająca wypełnienie wniosku o skierowanie na wyjazd zagraniczny on-line. Formularz ułatwi Państwu oszacowanie kosztów wyjazdu.

Wypełniony i wydrukowany wniosek po podpisaniu przez osoby decyzyjne należy wraz z załącznikami należy dostarczyć do jednostki decydującej o finansowaniu (najczęściej jest to Dział Nauki), która po potwierdzeniu dostępności środków oraz wskazaniu konta kosztowego przekazuje wniosek do Biura Współpracy Międzynarodowej. Dokumenty należy słożyć w biurze osobiście (ul. Chodkiewicza 30, p. 161, blok B) lub drogą służbową na 14 dni przed planowanym pobytem za granicą (w przypadku konferencji na 14 dni przed terminem opłaty wpisowego).

W przypadku wyjazdów doktorantów/studentów/ekspertów w zakładce - WYJAZDY- są dostępne forumularze umów finansowych, które zamiast wniosku wypełniają ww. osoby.

Komplet dokumentów na wyjazd zagraniczny powinien zawierać; w przypadku wyjazdu:

  1. na konferencję, sympozjum, kongres itp.: wniosek*, zaproszenie, informacje od organizatorów (program itp., potwierdzenie rezerwacji hotelu w przypadku rozliczania noclegów rachunkiem, krótki abstrakt dot. referatu (tytuł referatu w języku polskim i obcym), w przypadku wyjazdu na konferencję należy do wniosku wyjazdowego załączyć pełne dane dotyczące opłaty konferencyjnej – nazwę i adres banku, nr konta, nazwę i adres beneficjenta, SWIFT/BIC/ABA routing numer w przypadku przelewów do USA, IBAN, informację, co dana opłata obejmuje (np. wpisowe jest związane z wydrukowaniem materiałów pokonferencyjnych, opłatą za wyżywienie itd.) oraz do kiedy należy ją uiścić; formularz rejestracyjny wysyła osoba wyjeżdżająca za granicę;
  2. na kwerendę (biblioteczną lub archiwalną): wniosek, szczegółowy plan kwerendy (nazwy bibliotek, poszukiwane pozycje książkowe), potwierdzenie rezerwacji hotelu w przypadku rozliczania noclegów rachunkiem;
  3. na stypendia i staże: wniosek, informacje o przyznanym stypendium (wysokość, co dane stypendium obejmuje); zaproszenie na staż naukowy; plan pobytu; potwierdzenie rezerwacji hotelu w przypadku rozliczania noclegów rachunkiem;
  4. w celu przeprowadzenia badań: wniosek, plan/zakres badań; potwierdzenie rezerwacji hotelu w przypadku rozliczania noclegów rachunkiem
  5. ze studentami na praktyki językowe, badania terenowe itp.: wniosek opiekuna wyjazdu, listę studentów, zakres badań;
  6. przy planowanych wyjazdach trwających powyżej miesiąca w ramach urlopu szkoleniowego lub bezpłatnego należy dołączyć pozytywną opinię Rady Wydziału w sprawie planowanego urlopu;
    w wyjątkowych przypadkach Prorektor ds. Rozwoju i Współpracy może zwolnić z tego obowiązku; w przypadku pełnej realizacji pensum w danym roku akademickim należy dołączyć pismo o niewstrzymywanie pensji

Wniosek wyjazdowy musi być zaopiniowany przez bezpośredniego przełożonego, dysponenta środków oraz Dziekana/Dyrektora Instytutu, w przypadku wyjazdu w ramach grantu (np. NCN, NCBiR) – Kierownika projektu/dysponenta środków; w przypadku wyjazdu doktorantów wymagana jest dodatkowo zgoda Kierownika Studium Doktoranckiego/Dyrektora Szkoły Doktorskiej; należy również na wniosku zamieścić informację czy dany wyjazd związany jest z prowadzonymi badaniami, pisaną pracą (doktorską, habilitacyjną), itp.;


Po złożeniu pełnej dokumentacji i pozytywnym zaopiniowaniu wniosku przez Prorektora ds. Rozwoju i Współpracy, osobie wyjeżdżającej za granicę zostanie przyznane:

  • w przypadku uzyskania środków finansowych osoba wyjeżdżająca może otrzymać zwrot kosztów podróży (po przedstawieniu rachunków, biletów przejazdu) oraz dewizy na pokrycie kosztów wyżywienia i noclegów, których ilość zależy od wysokości przyznanych wcześniej środków finansowych.