Rozliczenie kosztów podróży następuje zgodnie z Zarządzeniem Rektora UKW nr 77/2020/2021 z dnia 2 czerwca 2021 roku.
W ciągu 7 dni od daty powrotu, należy dokonać rozliczenia wyjazdu poprzez:
- rozliczenie przyznanych środków dewizowych na druku rozliczeniowym;
- przedstawienie sprawozdania merytorycznego podpisanego przez Dziekana/Dyrektora Instytutu;
- w przypadku wyjazdu samochodem rozliczenie kosztów podróży następuje po uprzednim wypełnieniu druku ewidencji przebiegu pojazdu;
- w przypadku wyjazdu autobusem lub pociągiem zwrot kosztów podróży jest dokonywany na podstawie FV lub w przypadku braku rachunków na podstawie biletów krajowych i zagranicznych;
- w przypadku zmian terminów wyjazdu bądź też jego przedłużenia należy do rozliczenia dołączyć oświadczenie podając w nim przyczyny przesunięcia wyjazdu/przyjazdu.
Przy wypełnianiu rozliczenia potrzebna jest dokładna informacja o dniach i godzinach przekroczenia granicy polskiej. Należy też załączyć rachunki za wpisowe i hotel (w przypadku wcześniejszego naliczenia ryczałtów na noclegi faktury nie są potrzebne; diety rozliczane są bezfakturowo).
Wszystkie faktury i rachunki powinny być wystawione na adres UKW, ul. Chodkiewicza 30, 85-064 Bydgoszcz, NIP PL 5542647568
Opisane faktury (adnotacja o formie płatności, informacja, czego dane rachunki dotyczą, z jakim są związane wyjazdem) należy czytelnie podpisać.
Druk sprawozdania, ewidencji przebiegu pojazdu i rozliczenia dewiz można uzyskać w Biurze Współpracy Międzynarodowej lub na stronie internetowej biura.