Rozliczenie kosztów podróży następuje zgodnie z Zarządzeniem Nr 40/2024/2025 Rektora Uniwersytetu Kazimierza Wielkiego z dnia 25 marca 2025 r.
W ciągu 7 dni od daty powrotu należy dokonać rozliczenia wyjazdu poprzez:
- rozliczenie przyznanych środków dewizowych na druku rozliczeniowym bez wpisywania kwot;
- przedstawienie sprawozdania merytorycznego podpisanego przez Dziekana/Dyrektora Instytutu;
- w przypadku wyjazdu samochodem – rozliczenie kosztów podróży po uprzednim wypełnieniu druku ewidencji przebiegu pojazdu;
- w przypadku wyjazdu autobusem lub pociągiem – przedstawienie biletów krajowych i zagranicznych, na podstawie których dokonywany jest zwrot kosztów podróży;
- w przypadku zmiany terminu wyjazdu lub jego przedłużenia – dołączenie do rozliczenia oświadczenia zawierającego przyczynę zmiany terminu wyjazdu lub powrotu.
Przy wypełnianiu rozliczenia należy podać dokładne dni i godziny przekroczenia granicy Polski. Należy również załączyć rachunki za opłatę wpisową i hotel. Jeżeli wcześniej naliczono ryczałt za noclegi, faktury nie są wymagane. Diety rozliczane są bez konieczności przedstawiania faktur.
Wszystkie faktury i rachunki powinny być wystawione na następujące dane:
Uniwersytet Kazimierza Wielkiego
ul. Chodkiewicza 30
85-064 Bydgoszcz
NIP: PL 5542647568
Opisane faktury należy czytelnie podpisać. Opis powinien zawierać informację o formie płatności, przedmiocie wydatku oraz wyjeździe, którego dotyczy dany dokument.
Druki sprawozdania, ewidencji przebiegu pojazdu oraz rozliczenia środków dewizowych można uzyskać w Biurze Współpracy Międzynarodowej lub pobrać ze strony internetowej Biura.
Sprawozdanie z wyjazdu zagranicznego
Druk sprawozdania merytorycznego, po podpisaniu przez przełożonego, należy dostarczyć do Biura Współpracy Międzynarodowej w ciągu 7 dni od dnia powrotu.