Wyjazdy zagraniczne pracowników, doktorantów, studentów i ekspertów
Procedura organizacji i finansowania wyjazdu zagranicznego zależy od źródła jego finansowania.
Wyjazdy w ramach projektów badawczych
W przypadku wyjazdów pracowników, doktorantów, studentów lub ekspertów realizowanych w ramach projektów badawczych należy korzystać z formularzy i informacji dostępnych na stronie Działu Nauki:
Wyjazdy zagraniczne – Dział Nauki
Wyjazdy finansowane ze środków niezwiązanych z projektami badawczymi
W przypadku wyjazdów pracowników, doktorantów, studentów lub ekspertów finansowanych ze środków niezwiązanych z projektami badawczymi, np. CEEPUS, DAAD oraz programów NAWA, należy korzystać z formularza:
Formularz wniosku wyjazdowego BWM
Uwaga: dla wyjazdów finansowanych z programu Erasmus+ stosuje się odrębny wniosek wyjazdowy dostępny tutaj:
Zasady realizacji wyjazdów i formularze w ramach programu Erasmus+
Wypełniony i wydrukowany wniosek, po uzyskaniu wymaganych podpisów, należy wraz z załącznikami dostarczyć do Biura Współpracy Międzynarodowej najpóźniej 14 dni przed planowanym wyjazdem.
Doktoranci, studenci i eksperci zamiast wniosku wypełniają odpowiednią umowę finansową. Formularze umów są dostępne pod adresem: Formularze
Do wniosku lub umowy finansowej należy dołączyć dokumenty właściwe dla danego rodzaju wyjazdu.
Konferencja, sympozjum, kongres lub inne wydarzenie
Należy dołączyć:
- zaproszenie;
- program lub inne informacje przekazane przez organizatorów;
- potwierdzenie rezerwacji hotelu, jeżeli nocleg będzie rozliczany na podstawie faktury lub rachunku;
- krótki abstrakt wystąpienia oraz jego tytuł w języku polskim i obcym;
- pełne dane niezbędne do wniesienia opłaty konferencyjnej: nazwę i adres banku, numer rachunku, nazwę i adres beneficjenta, kod SWIFT/BIC, numer IBAN, a w przypadku przelewów do USA również ABA routing number;
- informację o wysokości i terminie wniesienia opłaty oraz o świadczeniach, które obejmuje, np. publikacji materiałów pokonferencyjnych lub wyżywieniu.
Stypendium lub staż
Należy dołączyć:
- informację o przyznanym stypendium, w tym o jego wysokości i zakresie finansowania;
- zaproszenie na staż lub stypendium;
- plan pobytu;
- potwierdzenie rezerwacji hotelu, jeżeli nocleg będzie rozliczany na podstawie faktury lub rachunku.
Wyjazd ze studentami na praktyki językowe, badania terenowe lub inne zajęcia
Należy przedłożyć:
- wniosek opiekuna wyjazdu;
- listę uczestniczących studentów;
- program oraz zakres planowanych działań lub badań.
Wyjazd trwający dłużej niż miesiąc
W przypadku wyjazdu realizowanego w ramach urlopu szkoleniowego lub bezpłatnego należy dołączyć:
pozytywną opinię Rady Wydziału dotyczącą planowanego urlopu;
w przypadku pełnej realizacji pensum w danym roku akademickim – pismo z prośbą o niewstrzymywanie wypłaty wynagrodzenia.
W uzasadnionych przypadkach właściwy Prorektor może zwolnić osobę wyjeżdżającą z obowiązku przedstawienia opinii Rady Wydziału.
Opiniowanie wniosku
Wniosek wyjazdowy musi zostać zaopiniowany przez:
- bezpośredniego przełożonego;
- dysponenta środków;
- Dziekana lub Dyrektora Instytutu;
Finansowanie wyjazdu
Po złożeniu kompletnej dokumentacji, uzyskaniu wymaganych zgód oraz przyznaniu środków finansowych osoba wyjeżdżająca może otrzymać:
- zwrot kosztów podróży – po przedstawieniu wymaganych rachunków, faktur lub biletów;
- środki na pokrycie kosztów wyżywienia i noclegów – zgodnie z zasadami danego programu lub projektu oraz wysokością przyznanego finansowania.